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Utilisation de Teams
Teams est un outil de dialogue et de partage qui remplace avantageusement la messagerie et le serveur de fichier
Les équipes Teams qui couvriront un sujet vont remplacer la communication via messagerie et serveur de fichier
On peut converser en privé ou à plusieurs en mode chat comme avec Skype
Teams
Teams permet de dialoguer en équipe sur un thème précis, comme un projet
Les participants pourront dialoguer et participer de manière structurée, ce qui n’est pas possible avec la messagerie
Il permet de donc de fluidifier les échanges
On peut également faire des réunions en visioconférence
C’est un outil qui permet de partager des documents entre les participants
Mieux vaut installer la version poste de travail que se servir de la version web, Installer également la version mobile
L’équipe teams rassemble des personnes qui travaillent sur un même sujet ou au sein d’une équipe
On les appelle les membres
Tous les sujets abordés sont regroupés autour d’équipes teams thématiques
Chaque équipe est composée de canaux thématiques pour canaliser les échanges sur des sous-thèmes
Chaque canal propose
un mur de conversation Un onglet fichier
Via l’onglet publication
vous pouvez converser
au sujet de ce canal
Via l’onglet fichiers vous
pouvez partager les fichiers
en lien avec ce canal
En fonction des paramétrages, vous pouvez avoir d’autres onglets
Par exemple des taches ou un accès direct à un document important
Comment rejoindre une équipe?
Si vous êtes membre de l’organisation et que le propriétaire vous a ajouté
Vous serez notifiés et vous verrez automatiquement apparaître l’équipe en bas de vos équipes
Vous pouvez la déplacer avec un cliquer glisser
Si vous voulez rejoindre une équipe publique
Cliquez sur Puis sur
Si vous êtes hors de l’organisation, vous serez un invité avec des droits restreints
Vous allez recevoir un mail
Cliquez
ici
Puis
ici
Vous avez autorisé l’accès à l’équipe en tant qu’invité
Les différentes équipes apparaissent sur la gauche
Vous pouvez les déplacer
avec un cliquer déposer
Vous pouvez
masquer les
équipes que vous
utilisez le moins
Les équipes
masquées
apparaissent en bas
de la liste
Dans l’équipe vous verrez
plusieurs canaux (s’ils ont
été préparés en amont)
Si les canaux ont été bien
pensés, ce canal ne devrait
pas servir
Général
Il peut y avoir des canaux privés
Ils sont signalés par un cadenas et réservés à certains membres de l’équipe
Les autres membres de l’équipe ne le verront pas du tout et n’auront accès ni aux
discussions, ni aux documents
Les canaux s’affichent par ordre alphabétique, ce n’est pas modifiable
Seuls les propriétaires peuvent gérer l’ordre, par exemple en mettant un numéro devant
Si certains canaux ne vous intéressent pas, vous pouvez les masquer
Ils apparaissent alors dans
canaux masqués
Vous pouvez également épingler les canaux les plus importants
Ils apparaissent alors en
haut de la liste
Vous pouvez obtenir un lien vers le canal pour le pointer dans une discussion ou un compte rendu
Vous pouvez également obtenir une adresse e-mail que vous pourrez mettre en copie caché d’un mail
Le mail apparaîtra ensuite dans le canal pour le partager avec les autres membres et en discuter avec eux
Comment dialoguer dans un canal d’équipe?
Il faut commencer par créer une nouvelle conversation
Cela commence par un message initial auquel
on peut donner un titre
Les membres de l’équipe pourront répondre en cliquant sur « répondre »
Cela permet de voir tous les échanges par ordre chronologique
Les échanges sont repliés par défaut
Chaque conversation a une URL directe , on peut y faire référence dans des comptes rendus ou d’autres post par exemple
Les erreurs classiques
Répondre en lançant une nouvelle conversation au lieu de cliquer sur répondre
Poster son message dans la première discussion qui s’ouvre
Poster son message en appuyant sur entrée pour passer à la ligne à chaque fois.
Cela complique la lecture et il y a
moyen de passer à la ligne, de
changer la forme et d’envoyer
ensuite, Nous verrons cela plus
tard
Coller les liens directement ce qui rend le message illisible
On peut faire beaucoup
plus court
Conseils
Pensez à liker les messages que vous avez lu. Cela permet à l’auteur de savoir qui a lu ses messages
Les conventions d’usage
Seulement pour le premier post du jour
Oui pour les mails, pas dans Teams
Oui pour les mails, pas dans Teams
Mentionner les personnes qui doivent vraiment voir le message
(si besoin)
Un post Teams est plus rapide à écrire et à lire
Si vous en rédigez beaucoup, c’est un gain de temps non négligeable
Avant de commencer un message, appuyez toujours sur le bouton de mise en forme
Cela permet d’activer les options de mise en forme
Mais surtout de passer à la ligne quand vous appuyez sur entrée sans envoyer le
message
Vous pouvez signaler un message comme important
Le message sera marqué IMPORTANT!
Et signalé dans les notifications avec un point
d’exclamation
Pour insérer un lien
Cliquez sur le symbole lien
Ecrivez un texte et
sélectionnez-le
Mettre l’adresse du lien
Cela évite
Et permet
En cas d’erreur on peut supprimer ou modifier un post
On peut également l’enregistrer
Le marquer comme non lu
Copier le lien
Le partager dans Outlook
Le traduire
L’épingler
Désactiver les notifications
Pour voir les messages enregistrés, allez sur votre profil
Pour attacher un document à un message, cliquez sur
Le document va être intégré au message
Il est par défaut intégré à la racine, mais vous pouvez le déplacer pour le ranger sans casser le lien vers le message
Le document sera dans les fichiers
Gérer les notifications et la recherche
Dans le menu à gauche
On peut cliquer sur chaque interaction pour retrouver le post associé
On peut également filtrer
Par exemple tous les posts
qui correspondent à une
réponse
Nombre de messages directement
adressés par des mentions
Message important
Écrit en gras montre qu’il y a eu de
nouveaux messages depuis votre
dernière visite
On peut personnaliser les notifications du canal
En allant dans le profil, on peut gérer les paramètres de notification
Evitez de choisir de recevoir les notifications par
mail, vous allez vite être envahis de mails
Vous pouvez retrouver des messages grâce à la barre de recherche
en vous servant de mots clés
Vous pouvez avoir des conversations privées comme avant dans skype entreprise
Canaux thématiques qui permettent de canaliser les échanges autour d’un même
thème général
Échanges ponctuels en mode chat en dehors de toute cercle ou toute
communauté
Pour démarrer une conversation privée, cliquez sur conversation
Saisissez la ou les personnes
Vous pouvez donner un nom à la conversation
Les fonctionnalités ne sont pas les mêmes selon que vous utilisez la version application ou la version web
L’application amène plus de possibilités
Le panneau de contrôle
apparait en haut de l’écran Il amène plusieurs fonctionnalités
essentielles
Activer ou désactiver caméra et/ou micro
Lever la main pour prévenir l’organisateur
que l’on souhaite prendre la parole
Options supplémentaires
qui ne sont pas toutes
dans la version web
Vous pouvez
Afficher les participants en mode galerie ( pas dans la version web)
Effets d’arrière-plan
Vont remplacer votre arrière-plan
La version web se présente différemment et ne vous
donne pas accès à autant de possibilités
Cliquer ici
Nous allons créer
une équipe à partir
de zéro
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Création d’une équipe
Nous allons créer une équipe privée pour en gérer les accès
Choisir le nom de l’équipe
la description de l’équipe
Puis cliquer sur créer
Puis renseigner un e-mail afin d’ajouter la personne
Cliquer sur le nom voulu et cliquer sur ajouter qui est devenu violet
Ajouter d’autres personnes
L’équipe est créée
En cliquant sur les … on accède au menu
On peut ajouter d’autres membres
Il va falloir créer des canaux en fonction
des besoins.
Dans le cas d’un canal privé, il faudra
rajouter les autorisations d’accès
On pourra à ce moment-là créer des
publications ou partager des fichiers
On peut rajouter un onglet avec
diverses applications
En cliquant sur le On arrive sur une fenêtre permettant d’ajouter plusieurs applications
On peut créer un
nouveau
document
Ou le charger de
l’ordinateur
Puis le partager
On peut envoyer
un lien d’accès
Et d’autres
possibilités
